PMO hay còn gọi là phòng quản lý dự án trong một doanh nghiệp hay tổ chức. Đối với những doanh nghiệp lớn với nhiều dự án lớn họ không thể nào nắm được toàn bộ dự án thì sẽ cần có PMO. Để hiểu rõ hơn về PMO là gì hãy cùng detect-ors.com tìm hiểu ở bài viết dưới đây nhé!
I. PMO là gì?
PMO là viết tắt của Project Management Office, là phòng quản lý dự án. PMO hiện đã phổ biến rộng rãi trong các doanh nghiệp.
PMO có thể được định nghĩa đầy đủ là một cơ cấu tổ chức trong đó quá trình quản lý dự án bất động sản được tiêu chuẩn hóa và tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình chia sẻ nguồn lực, kỹ thuật, công cụ và kỹ thuật.
Pmo là một trong những tổ chức thực hiện nhiệm vụ hành chính và chịu trách nhiệm trực tiếp trong việc quản lý và các dự án mới. Pmo đóng một vai trò quan trọng trong quá trình quản lý và cung cấp các chiến lược để thực hiện không giống như các dự án tập trung khác.
Pmo quản lý các chương trình và hoạt động trong cùng một tổ chức. Pmo quản lý các nguồn lực và thiết bị của dự án để duy trì các hoạt động của dự án. Một số biện pháp kiểm soát được áp dụng trong quá trình hoạt động để hướng dẫn và hỗ trợ các bộ phận khác quản lý thành công dự án.
II. Chức năng của PMO
PMO luôn tổng hợp các dự án, chiến lược của công ty, đảm bảo cả hai luôn song hành. Cụ thể PMO sẽ làm một số việc như:
- Quản lý tài nguyên được chia sẻ trên tất cả các dự án do PMO quản lý.
- Xác định và phát triển các phương pháp luận quản lý dự án, các tiêu chuẩn và thực hành tốt nhất.
- Huấn luyện, tư vấn, đào tạo và giám sát nhân viên, nhân sự làm dự án.
- Giám sát việc tuân thủ các tiêu chuẩn, chính sách, thủ tục và biểu mẫu quản lý dự án thông qua kiểm toán dự án.
- Phát triển và quản lý các chính sách, thủ tục, mẫu dự án và các tài liệu dùng chung khác (OPA – Tài sản Quy trình Tổ chức).
- Phối hợp giao tiếp giữa các dự án.
- Thúc đẩy luồng thông tin và truyền thông
- Chuẩn hóa các phương pháp và quy trình trong dự án.
III. Trách nhiệm của PMO
Trách nhiệm của PMO với mỗi tổ chức khác nhau thì sẽ khác nhau nhưng theo đúng tên gọi của mình, PMO có một số trách nhiệm cơ bản như:
- Hỗ trợ (Supportive): PMO giúp thu thập thông tin về tất cả các dự án trong một tổ chức. Nó cung cấp các phương pháp, mẫu và đào tạo tốt nhất, nhưng mức độ kiểm soát nhỏ
- Kiểm soát (Controlling): PMO kiểm soát đảm bảo rằng các công cụ, quy trình và tiêu chuẩn quản lý dự án được áp dụng cho các dự án có mức độ kiểm soát nhất định.
- Chỉ đạo (Directive): PMO sẽ đóng vai trò chỉ đạo dự án thông qua các phần mềm hay chỉ đạo kiểm soát. Mức độ này ở mức kiểm soát cao.
Bên cạnh đó những nhà quản lý dự án PMO sẽ có một số trách nhiệm cụ thể như:
1. Quản trị dự án
Khi bạn hiểu PMO là gì, thì có lẽ trách nhiệm đầu tiên của họ chính là hỗ trợ người điều hành quản trị dự án. Bằng cách tạo điều kiện tối ưu cho sự phát triển của các dự án và chương trình của công ty. Các dự án thường được quản lý theo nhiều cách khác nhau và các quy trình làm việc cũng đòi hỏi sự phối hợp giữa các phòng ban.
2. Truyền đạt thông tin
Nhiệm vụ của PMO cũng bao gồm thu hẹp khoảng cách giữa các nhóm quản lý dự án cấp cao, nhưng các phòng ban và quản lý dự án cần đảm bảo thông tin liên lạc và cập nhật dự án để sắp xếp trách nhiệm, dịch vụ thích hợp và công việc đó.
Vai trò này của PMO giúp đảm bảo rằng các nhà quản lý cấp cao thường xuyên được xác định thông tin về dự án và nhận thức được những dự án nào có thể gây ra rủi ro. Từ đó thiết kế và lập phương án điều phối các nguồn lực của dự án.
3. Lập kế hoạch phát triển
Các PMO có trách nhiệm giúp các nhà lãnh đạo tập trung vào các dự án có mức độ ưu tiên cao dựa trên các mục tiêu chiến lược dài hạn. Là một nhà lãnh đạo, một PMO phải có tầm nhìn để xây dựng một chiến lược kinh doanh để phát triển phù hợp với sứ mệnh và mục tiêu kinh doanh của tổ chức, đồng thời tránh đi sai đường.
4. Quản lý vốn và tiềm năng dự án
PMO quản lý sự tương tác và phụ thuộc lẫn nhau giữa các dự án để giảm thiểu nguồn lực lãng phí và lỗi hoặc công việc lặp đi lặp lại. Bộ sưu tập kiến thức và bài học kinh nghiệm này sẽ giúp tối ưu hóa việc quản lý dự án và tiết kiệm thời gian.
Bằng cách này, chúng ta có thể thấy rằng PMO tạo ra sự hợp lực giữa các nhà quản lý dự án và giữ cho dự án hoạt động trơn tru.
5. Hướng dẫn và đào tạo
PMO cũng đảm nhận nhiệm vụ đào tạo nhân sự cho các nhà quản lý dự án nhằm tăng giá trị của kỹ năng làm việc nhóm và thúc đẩy hoạt động quản lý dự án trong tổ chức.
IV. Vai trò của PMO
- Vai trò lớn nhất của PMO là lập kế hoạch chiến lược trong quản lý dự án (vai trò chiến lược). Sau đó, PMO làm việc với ban điều hành và quản lý cấp cao của công ty để lựa chọn các dự án phù hợp nhất với mục tiêu phát triển chiến lược của công ty và tạo ra doanh thu cao nhất.
- Một vai trò quan trọng có thể được coi là đặc trưng của PMO là vai trò quản trị. Điều này là cần thiết đối với PMO được giao nhiệm vụ giám sát các dự án đang thực hiện để đảm bảo quy trình và thủ tục của dự án chính xác.
- Trong các hoạt động kiểm tra và giám sát, có nhiều hướng dẫn hay Project portfolio tools PMO sử dụng để giúp người quản lý dự án theo dõi và quản lý quy trình.
- Vai trò cuối cùng của PMO là nắm giữ tất cả dữ liệu và thông tin về dự án.
V. Quyền hạn của PMO
PMO sẽ có một số quyền hạn khi làm việc như:
- Quản lý sự phụ thuộc (phụ thuộc lẫn nhau) giữa project, program, portfolio.
- Thu thập thông tin từ tất cả các dự án và đánh giá xem tổ chức có đang đáp ứng các mục tiêu chiến lược của mình hay không.
- Cung cấp hướng dẫn và quản lý dự án.
- Một phần của CCB (Ban kiểm soát thay đổi).
- Là một bên liên quan trong nhóm dự án.
- Sắp xếp các dự án
- Đề nghị kết thúc dự án đúng lúc và khi cần thiết.
- Giám sát việc tuân thủ các quy trình của tổ chức.
- Cung cấp thông tin liên lạc tập trung cho các dự án.
- Hỗ trợ thu thập và phân phối các bài học kinh nghiệm để các dự án khác có thể sử dụng lại chúng.
- Cung cấp các mẫu cho các tài liệu như cấu trúc phân chia công việc (WBS) và Kế hoạch quản lý truyền thông dự án.
- Tham gia nhiều hơn vào giai đoạn đầu của dự án (ngay từ đầu) so với giai đoạn sau của dự án.
Trên đây là toàn bộ những thông tin về PMO là gì được nhiều bạn tìm hiểu. Có thể thấy được PMO là một bộ phận rất quan trọng với những doanh nghiệp lớn. Cảm ơn các bạn đã đọc!
